高齢化が急激に進展する中、高齢者や要介護者を対象とした 介護サービス の需要も年々増加しています。一方で、止まらない社会保障費の膨張を背景とした介護報酬単価の減額により、経営難に陥る介護事業所も少なくないのが現状です。そのため、経営者は地域の実状や国の政策方針を見据え、収益を確保するために、人件費や光熱費、事務用品費、設備費などのコスト削減が急務となっています。ここでは、事業所の運営に欠かせない事務用品の削減方法について説明します。
介護事業所における印刷、備品コストの削減
サービス提供状況報告書や アセスメント シート、業務日誌などは、日々の業務に欠かせない印刷物です。これらは毎日当たり前に使っているものですが、意外にも無駄なコストに繋がっているかもしれないので注意が必要です。
例えば、プリンターの印刷設定が「最高品質」になっていたり、インクの濃度が「高」になっていたりしたまま使用しているケース。印刷物の用途によっては、そこまで印刷にコストをかける必要がないこともあるでしょう。業務の支障にならない範囲で設定を変更しておくと、トナー代の節約になります。「トナーセーブモード」や「リサイクルトナー」を活用するのもおすすめです。
また、記録用紙や広報誌の印刷を外注している場合は、事業所内で作成、印刷することで大幅にコストを削減することができます。記録用紙の場合は、パソコンソフトを使ったペーパーレス化を検討するのもひとつの方法です。
レクリエーション備品類にかかるコスト削減
事業所内で使用する手芸材料、工作用品、ボールや楽器などのレクリエーション用の備品類は、必ずしも介護用品専門店で揃える必要はありません。ものによっては、おもちゃ屋さんやホームセンターなどで、より安く購入できる場合もあります。一時的に使用する大きな備品は、レンタルする方法もあるため、利用者のニーズや身体状況に配慮しながら検討することが大切です。
事務用品代のコスト削減を実現するには？
コスト削減により、サービスの質低下や介護職員の意欲低下を招かないよう注意しなければいけません。そのため、コスト削減の目的を事業所内でしっかりと周知し、方法を共有する必要があります。1カ月ごとに事務用品購入費の上限を設定し、事業所全体にコスト削減の意識化を図る方法などが挙げられるでしょう。
また、備品関係では、書類作成に使用するオフィスソフトを高価なのものから、安価なものに切り替えるというのもコスト削減の方法のひとつです。その際、業務に使用する機能がきちんと搭載されているかどうか、事業所内のパソコンにインストール可能かどうかを忘れずにチェックしておきましょう。
さらに、一般的に月額数万円程度の利用料やサポート料がかかる介護報酬請求専用ソフトを、月額数千円程度の費用で使用できる可能性があります。当社で提供している「楽すけ」などもぜひ検討してみてください。
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介護事業所では、日々の業務に欠かせない事務用品などの購入に必要以上のコストがかかっていることがあります。印刷用紙やトナー、筆記用具などの消耗品はもちろんのこと、パソコンのソフトウェアなどの備品類を安価なものに切り替え、コスト削減を目指していきましょう。